100% virtueel effectieve teams

Inleiding
100% virtueel samenwerken? Als team? In dit artikel ga ik op zoek naar het antwoord op de vraag of virtuele teams effectief kunnen zijn. Aanleiding is een recente ervaring die ik heb opgedaan in deze dwaze periode waarin alles op zijn kop kwam te staan. Zie het als een eerste verkenning. In de toekomst is het zeker de bedoeling om hier nog meer over te schrijven aan de hand van opgedane bevindingen. In het kader van teamgericht onderwijs is dit stuk denk ik ook zeker de moeite waard. Maar om één en ander in perspectief te plaatsen zoom ik eerst nog even in op het verleden…

Flashback 1989 – Module Groepsdynamica
Nietsvermoedend stapte ik na een heerlijke zomervakantie een afgeladen collegeruimte binnen. Na een korte algemene introductie werden werkgroepen gevormd. Dat ging op bijzondere wijze. We mochten het namelijk zelf uitzoeken. Na een turbulente en chaotische ochtendsessie zat ik ’s middags in zo’n karakteristiek bedompt lokaal in een kring met mijn groepje en gelukkig – twee – procesbegeleiders. Vol verwachting klopte mijn hart. Maar onze helpers zeiden niets, aan hun gezichten dacht ik te kunnen aflezen dat zij zich hierbij wat ongemakkelijk voelden maar ondanks wat pogingen van ons bleven zij strak voor zich uit staren. Na een korte periode stilte gingen we dus zelf maar op zoek naar de bedoeling. Aarzelend kwamen we op gang. Onze consulenten maakten af en toe wat opmerkingen waar we als hongerige wolven dankbaar en gretig mee aan de slag gingen. Er ging een wereld voor me open. Het werd een periode van ervaringen die tot op de dag van vandaag een diepe indruk op me heeft gemaakt.

In deze fase begon mijn studie écht te leven. Dat was niet omdat ik het per sé leuk vond. Integendeel, ik vond het vooral erg verwarrend. Het bleek echter ook een verslavende bezigheid en er ontstond oneindig veel stof tot nadenken. Ook na de verplichte sessies bleef ik gebiologeerd en raakten mijn studiegenoten en ik niet uitgepraat. Na Groepsdynamica kwamen er nog veel van dit soort cursussen waarin ervaringsleren centraal stond. Langzaam begon ik mijn draai te vinden in het duiden van intermenselijke processen. Ik kwam in een wereld terecht waarin het compleet normaal was te reflecteren op processen en daarbij na te denken over mijn eigen rol. Mijn ontwikkeling kreeg in die tijd een enorme boost. Nog steeds ben ik dankbaar dat ik deze kansen heb gekregen. Na mijn studie wilde ik hiermee verder en zo is het ook gegaan.

2020, wat een contrast
Zo’n 30 jaar later is de context waarin ik mag werken enorm veranderd. De technologische ontwikkelingen hebben een enorme impact gehad op ons samenwerkende leven. We zijn de afgelopen maanden in een enorme stroomversnelling gekomen en hebben zelfs mogen ervaren hoe het is om 100% van de tijd virtueel samen te werken. Niet alleen op het niveau van informatiedeling en communicatie zijn er grote voordelen ten opzichte van 30 jaar geleden. We kunnen elkaar tegenwoordig ook realtime ontmoeten via het videobellen, zelfs met veel mensen tegelijk. Met veel energie en vooral nieuwsgierigheid ga ik er in mee. Groepsdynamisch blijft er ook nu nog veel te beleven maar de digitale component is zoals ik het nu kan waarnemen, een echte gamechanger.
Ik ben vooral nieuwsgierig naar de teameffectiviteit. Gaan teams er ook beter van presteren? In welke mate kunnen teams zich virtueel ontwikkelen, gaan teamleden elkaar steeds beter vinden gaandeweg? Biedt het team teamleden de mogelijkheid om zich optimaal te ontplooien in het teamwerk? De meeste teams waren al geworteld in pre-coronatijd dus daar waar zij tijdens de lockdown digitaal verder moesten hadden ze het voordeel van hun geschiedenis in real life. Mijn vermoeden is dat de psychologische nabijheid groter en daarmee de sociale drempel dan wat lager is. Maar wat als je als team virtueel gevormd bent? En stel dat teamleden elkaar niet of nauwelijks kennen? Is het dan mogelijk om vooruitgang te boeken en als team effectief te zijn? Is het noodzakelijk om elkaar überhaupt nog in levenden lijve te ontmoeten om effectief te kunnen zijn? Het zijn vragen die me enorm bezighouden.

Module Groepsprocessen Universiteit Utrecht
Op het moment dat mijn klanten in de overlevingsstand stonden kreeg ik plotseling een enorme kans in de schoot geworpen om mijn studietijd opnieuw te beleven en te ervaren hoe de onderwijscontext in 30 jaar tijd compleet veranderd is. Want daar waar het ooit voor mij begon, de Universiteit Utrecht, mocht ik in Lockdown Coronatijd een interessante bijdrage leveren. Fréderique Purnot, docent aan de Universiteit Utrecht, vroeg me of ik iets kon betekenen binnen de cursus Groepsprocessen. Samen met haar ben ik een interessant avontuur ingegaan.
Aan het einde van het tweede studiejaar zou voor ruim 220 studenten Psychologie de cursus groepsprocessen plaatsvinden. Noem het de light-variant van Groepsdynamica uit mijn studententijd. Maar toen kwam de lockdown. Studenten mochten ineens 100% virtueel met elkaar optrekken onder toch wel bizarre omstandigheden. Er werden 24 teams – random – samengesteld. Teamleden kenden elkaar meestal niet of nauwelijks en mochten zelfsturend aan de slag om uiteindelijk een onderzoeksvoorstel te maken dat betrekking had op ‘groepsprocessen en corona’. Werkgroep-begeleiders moesten vanuit huis met hele korte riemen roeien en konden zich door tijdgebrek niet of nauwelijks bemoeien met het proces. De cursus was al enkele weken op gang toen besloten werd de Team Diagnostic Survey (TDS) in te zetten als een extra middel. Samen met Fréderique zou ik de rapporten met de teams doornemen in korte sessies. Waar nodig konden we dan de teams een handje helpen om de samenwerking te verbeteren. Bovenal was het een hulpmiddel om met de teams in gesprek te gaan zodat er wat geleerd zou kunnen worden over de samenwerking. In korte tijd hebben Fréderique en ik heel veel schermpjes met gezichten gezien. Het werkte tot mijn verbazing best goed. Maar wat een contrast met 30 jaar geleden! In plaats van een onderwijslokaal zaten studenten thuis bij ouders of op hun studentenkamer.

Opvallende uitkomsten:

• Om eerlijk te zijn had ik vooraf niet verwacht dat er ook maar één team heel goed zou functioneren. Dit bleek toch anders te liggen. Er waren weliswaar relevante verschillen tussen de teams maar de scores zagen er over de gehele linie redelijk goed uit. Een paar teams kwam zelfs als erg goed functionerend naar voren. Niet alleen in de rapportage maar vooral ook in het gesprek kwam dit in grote lijn tot uiting. Ondertussen ben ik ervan overtuigd geraakt dat je virtueel heel erg ver kunt komen en als team zeker een positieve ontwikkeling kunt doormaken. Alhoewel er nog best wat kanttekeningen zijn, is het bewijs wat mij betreft min of meer geleverd. Revolutionair? Ik vind van wel. Voor de betreffende studenten leek het de normaalste zaak van de wereld.
• Van groepsdynamica kwam deze keer weinig terecht. Natuurlijk waren er ook in deze teams groepsprocessen en mogelijk ook wat onderlinge fricties maar ik kon ze niet goed zien en voelen. Achter mijn computer zag ik vooral vriendelijke gezichten. Hier en daar haakte iemand af. Soms zag ik een non-verbale reactie bij een vraag of een opmerking. Bij het ene team spatte de energie van het scherm en bij het andere team leek het meer ‘een moetje’. Er waren verschillen in motivatie, dat was voelbaar. Ook in deze sessies zijn er personen die wat meer aan het woord zijn dan anderen. De informatie die mij zou kunnen helpen om dysfunctionele groepspatronen te ontrafelen bleef in hoge mate achterwege. Gek genoeg vond ik dat eigenlijk wel prettig. Ik ben niet naïef hoor. Maar omdat je nauwelijks grip krijgt op de frictie die er zeker zal zijn geweest, blijft de aandacht vooral gericht op de functionele kant van de samenwerking.
• Je wordt met elkaar door de setting gedwongen om vooral focus aan te brengen op de taak en de voortgang. In combinatie met het uitgebreide TDSrapport lukte het mij best snel om een goede beeld te krijgen. Helaas was bij een aantal teams de tijd te kort en de timing van rapportage niet optimaal maar het heeft me gesterkt in de overtuiging dat de coronacrisis wel eens een doorbraak zou kunnen zijn met betrekking tot virtueel samenwerken. Daarbij zullen we op zoek moeten naar de juiste blend tussen virtuele middelen en real life samenkomst. Deze sleutel zal in de praktijk gevonden moeten worden. Geen team en organisatiecontext is hetzelfde. Voor Teams in Conditie is het prettig om te merken dat de TDS en het onderliggende denkkader van de 6teamcondities juist hier van grote waarde kan zijn.

Goed Nieuws en een belangrijke kanttekening

Virtuele samenwerking heeft zeker toekomst. Op basis van deze (en andere) ervaringen is mijn conclusie wel dat het een stuk moeilijker is om teams die minder goed gaan, bij te sturen. Mijn dringend advies is dus om niet over één nacht ijs te gaan bij het vormen van een team. In het onderwijs én buiten het onderwijs zal hier de nadruk op moeten komen te liggen. Een matig tot slecht functionerend team is in ouderwetse real life setting al moeilijk bij te sturen maar virtueel is het nog een tandje lastiger en misschien wel onmogelijk.

Het grote voordeel van virtueel samenwerken is dat we niet te snel in de valkuil komen van het psychologiseren en daardoor vaak nodeloos complexe interventies nodig denken te hebben, waarbij we onze kostbare aandacht te veel richten op relationele verklaringen van disfunctioneren. In mijn cursus groepsprocessen in de jaren 90 beten we ons stuk op de onderlinge interacties en processen, dat was ook de bedoeling. Alhoewel razend interessant en persoonlijke verdiepend kunnen we ons er ook in verliezen. Binnen organisaties en teams is tijd een schaars goed.

Natuurlijk had ik de studenten van nu een gelijksoortige ervaring gegund waarin zij zich naar believen hadden kunnen onderdompelen in reflectieve gesprekken met waardevolle persoonlijke inzichten. Ik denk toch ook dat de ervaring die zij nu hebben opgedaan een goede voorbereiding is op dat wat komen gaat. Ik was erg onder de indruk hoe handig zij waren in het gebruik van de middelen. Het is mij opnieuw duidelijk geworden dat juist focus op een aantal essenties in het taakproces het groepsproces ten goede kan komen.

Oproep
De komende tijd zullen Fréderique Purnot, Pim Harder (TDS Nederland, Purmerendse Scholen Gemeenschap) en ik ons verder gaan richten op het versterken van het teamgericht leren in het onderwijs. We zijn daarbij op zoek naar mensen die hier mee bezig zijn en eventueel interesse hebben om hierin met ons op te trekken. Daarnaast ben ik benieuwd naar positieve en negatieve ervaringen rondom de effectiviteit van 100% virtueel samenwerken, ook buiten het onderwijs. Neem gerust contact op als je bruikbare informatie denkt te hebben.