Spontaan samenwerken?
Op de Utrechtse Heuvelrug tref je op zondagochtend veel wielrenners aan waarvan velen zich in groepjes verplaatsen. Tijdens mijn rondje sloot ik aan bij een groepje van zo’n 8 à 9 mannen die net voor mij het fietspad opdraaiden. Ze hadden een prettig tempo dus ik besloot om mijn karretje even aan te haken. Bij het eerstvolgende kruispunt was het stoplicht op groen waardoor we direct door mochten. Toen gebeurde er iets wonderlijks. De mannen op kop reden resoluut rechtdoor. Er volgde direct een luid geroep: rechtsaf! We moeten rechtsaf! De voorste mannen reden tot mijn verbazing stoïcijns verder. Het Rechtsaf-kamp besloot voet bij stuk te houden en voegde de daad bij hun woord. Eén groepslid vertraagde en besloot na enige aarzeling om zich bij het rechtsaf-kamp te voegen. Ik fietste een stukje met hem op en raakte aan de praat.
Nieuwsgierig vroeg ik hem wat er aan de hand was. We keken al pratend een paar keer achterom om te checken of er toch nog een hereniging plaats zou vinden maar de vogels waren definitief gevlogen. Hij kon het zelf niet goed plaatsen. Er zaten wel wat eigenwijze personen in de groep. Zijn idee was om een volgende keer dan maar af te spreken dat degene die vooroprijdt mag beslissen. Dit riep bij mij wat vragen op maar we moesten het erbij laten want zij sloegen linksaf en ik ging rechtdoor. Het incident bleef nog even hangen. Hou zou dit verder gaan? Zouden deze mannen een volgende keer opnieuw met elkaar een gezellig tochtje willen maken? Zouden ze iets leren van deze gebeurtenis? Er schoten vele ervaringen binnen die ik moeiteloos zou kunnen verbinden aan deze ervaring.
Het begrijpen van fricties en conflicten in samenwerking is complex omdat betrokkenen vaak een eigen versie hebben van hoe het gegaan is. In deze kakafonie van verhalen is het niet gemakkelijk om tot één gemeenschappelijke versie te komen. Soms lukt het. Maar het kost meestal behoorlijk wat moeite en het vraagt de nodige energie van alle betrokkenen.
Wij mensen zijn prachtige ingewikkelde wezens. In ons samenzijn hebben we te maken met onvoorspelbare spontane processen. Dat kunnen plezierige dingen zijn maar net zo goed kan er iets gebeuren wat behoorlijk disruptief blijkt. Van zo’n moment was ik getuige. Geharrewar in de samenwerking doet een enorm beroep op ons vermogen om spanning in onszelf en de stress op het niveau van de interactie te hanteren. Dit is voor velen al een hele klus. Het wordt nog moeilijker op het moment dat je volop in de actiemodus zit en er uit moeten zien te komen.
Samenwerken met anderen vraagt dat het vaak anders loopt omdat (onder andere) verwachtingen uiteen blijken te lopen. Het vraagt dat we ons vaak moeten aanpassen. Ons persoonlijk kompas is echter niet altijd op het hier en nu afgestemd. Gedragsvoorkeuren zijn gevormd door ervaringen in ons verleden in combinatie met persoonlijke voorkeuren die we biologisch hebben meegekregen. Ons stress-systeem zorgt niet altijd voor de beste reactie.
Als we het zouden willen dan kunnen we het ons gemakkelijker maken en de kans dat de samenwerking slaagt aanzienlijk vergroten door oog te hebben voor een aantal condities die richting geven en duidelijkheid creëren. Helaas. Noem het gemakzucht, zelfoverschatting, naïef vertrouwen of drukte… We komen keer op keer in allerlei toestanden terecht waardoor taakprocessen averij oplopen. We verzuimen ons aan het begin van de rit bezig te houden met een aantal relevante vragen. Soms valt de schade mee maar ik ken vele situaties waar het niet meer goed is gekomen. Reken maar uit het verlies.
Een behoorlijk deel van mijn één-op-één coaching zou niet nodig zijn als mijn coachees in een omgeving zouden functioneren waar de context om succesvol samen te kunnen werken op orde is. Mijn missie is daarom om organisaties een beetje wakker te schudden en te laten zien hoe veel ellende voorkomen kan worden door aandacht te besteden aan condities. Daarbij put ik uit gedegen onderzoekswerk dat de afgelopen decennia is gedaan waarbij ik Richard Hackman en Ruth Wageman expliciet wil noemen.
Maar wat zijn dan die condities? Hoe kan je eraan werken? De komende tijd zal ik ze uitvoerig bespreken. De eerste conditie waar ik mij op richt is ‘doel’. De vraag die je in ieder samenwerkingsverband zou kunnen stellen is: wat is eigenlijk ons doel? Waar gaan we naar toe? Zonder een helder gezamenlijk doel is de kans een stuk groter dat betrokkenen een andere afslag nemen.
Het klinkt simpel en als een open deur, maar in de praktijk is dat zeker niet het geval. Ter illustratie stel ik de volgend oefening voor. Denk eens aan een samenwerking waar je zelf deel van uitmaakt. Schrijf voor jezelf op wat jij denkt dat het gezamenlijk doel is. Vraag het ook aan de anderen om dit te doen. Check vervolgens of er ook daadwerkelijk consensus is door alle uitkomsten naast elkaar te leggen. Mijn ervaring is dat er soms grote verschillen zijn. Niet alleen als het gaat om de inhoud maar vaak ook op het niveau van de specifieke woorden.
Het moge duidelijk zijn dat de fietsclub waar ik kort mee kennismaakte had verzuimd om aandacht te besteden aan een duidelijk routeplan. Men dacht lekker samen te gaan fietsen maar het bleek samenwerkingsroulette.
